В условиях цифровизации образования значение ИТ-отделов в колледжах становится все более ощутимым. В большинстве случаев такие подразделения отличаются очень компактной структурой.
Специалисты IT-отделов колледжей выполняют широкий круг обязанностей, таких как обеспечение функционирования всей компьютерной техники и сетевого оборудования, установка и настройка необходимого ПО на всех компьютерах организации, проведение консультаций и предоставление информации о правилах использования техники и программного обеспечения для педагогов колледжа и других должностных лиц.
Также данные сотрудники занимаются разработкой и технической поддержкой сайта учебного заведения, обслуживанием сервера, на котором он размещен, и предоставлением доступа к ресурсу другим лицам.
ИТ-отдел находится в постоянном контакте с другими структурными подразделениями учебного заведения. Так, например, при взаимодействии с директором решаются вопросы по использованию и приобретению нового технического оборудования, а совместно с заведующим хозяйственным отделом прорабатываются пути материально-технической поддержки.
Работники учебной части, бухгалтерии, а также преподаватели и студенты могут обращаться к системным администраторам в случае необходимости починить сломанную технику или провести ее диагностику.
Процесс обработки заявок от других отделов обычно проходит в несколько этапов: получение запроса, его анализ (который включает определение потребностей) и выполнение необходимых действий для решения задач.
Несмотря на обилие используемых программных продуктов, наиболее частая проблема ИТ-отделов — отсутствие универсального действенного инструмента для приема и работы с заявками. Как правило, взаимодействие между отделами происходит посредством мессенджеров, часто требуются личные встречи, а порой диалог ведется с использованием бумажных записок. Все это значительно затрудняет как сам рабочий процесс, так и его контроль.
Отечественный продукт «Служба поддержки» — решительный шаг навстречу автоматизации работы ИТ-подразделений в колледжах.
Это решение включает в себя пакет функций, необходимых для успешного и стабильного функционирования отдела: регистрация заявок, распределение обязанностей между сотрудниками, возможность взаимодействия с электронной почтой и другим сторонним ПО, автоматическое составление отчетов.
Все эти опции «Службы поддержки» значительно упрощают сотрудничество ИТ-отдела со всеми структурными подразделениями колледжа. Благодаря чему даже сложные задачи могут быть решены силами весьма ограниченного числа сотрудников.